Buscar el mejor software para gestionar la información de sus colecciones puede parecer una tarea difícil. Nosotros hemos recopilado una lista de consejos para mantenerlo en el camino apropiado.
Reúna a un Equipo Sólido
Examine qué departamentos y personal serán los más afectados por su nuevo software. ¿Quiénes serán sus usuarios avanzados? Hágalos participar desde el inicio en el proceso de selección. Después de determinar su equipo, nombre a un Líder del Equipo para administrar los detalles del proyecto y garantizar una transición sin problemas.
Miembros Sugeridos del Equipo:
- Jefe de colecciones
- Jefe de registro
- Director ejecutivo
- Administrador de TI
- Curador en jefe
- Jefe de conservación
- Administrador de la base de datos
- Gestor de medios digitales
- Administrador del sitio web
Formule Preguntas a Su Equipo Seleccionado
¿Por qué necesitan un Sistema de Gestión de Colecciones (CMS), y qué esperan lograr? El análisis de estas simples preguntas ayudará a revelar sus principales prioridades y los obstáculos que enfrentará en el camino.
Pregunte a su equipo sobre sus desafíos con el CMS actual, y qué se necesita mejorar. Averigüe qué desean obtener del nuevo sistema, y el impacto que esperan tenga en la colección en los próximos años.
Tener en cuenta los objetivos inmediatos y a largo plazo le imprimirá una dirección al trabajo de su equipo. Ejemplo:
| 3 Principales objetivos a corto plazo | 3 Principales objetivos a largo plazo |
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Definir sus objetivos y los pasos para lograrlos disminuirá la confusión o desacuerdos futuros para su equipo, ya que las expectativas se aclararon oportunamente.
Defina Sus Factores Decisivos
Aunque cada colección es única, algunos procesos son estándar en todo el campo. Considere los objetivos mencionados antes, los flujos de trabajo dentro de su museo en particular y estos criterios de referencia que se sugieren.
Un CMS que mejore estas actividades ofrece las mejores posibilidades de éxito:
Gestión de Préstamos y Exposiciones – Compartir y exhibir objetos de las colecciones es la función principal de su museo. El CMS que usted seleccione debe simplificar la planificación de la exposición consolidando la información de la lista de verificación y proporcionando al personal información actualizada y exacta. Su nuevo CMS debe ofrecer informes flexibles que se puedan personalizar fácilmente para apoyar las tareas relacionadas con préstamos y exposiciones que debe realizar su equipo.
Apoyo a la Conservación – Mantenimiento de la correcta documentación de preservación – tal como evaluaciones de tratamientos e informes sobre el estado – garantizan que su colección permanezca segura y accesible. Elija un CMS que permita la colaboración sin complicaciones entre conservadores, curadores y encargados del registro mediante la estandarización de datos para las necesarias evaluaciones de tratamientos, informes y criterios ambientales.
Ubicación y Administración de Envíos – Busque un CMS que pueda hacer referencia cruzada a la información de envíos – fechas de envío y entrega, detalles del servicio de mensajería, valores del envío – con los detalles del seguro, del objeto y de la exposición o del préstamo. Su CMS también debe gestionar fácilmente el seguimiento a través de códigos de barra y las actividades relacionadas con el inventario. .
Gestión de Recursos y Medios Digitales – Gestionar sus recursos digitales es tan importante como gestionar los objetos de su colección. Asegúrese de que su CMS proporcione funcionalidad DAMS nativa, que le permita leer y gestionar prácticamente cualquier formato de archivo multimedia, crear registros multimedia, importar y actualizar automáticamente metadatos multimedia, realizar anotaciones de imágenes digitalmente, y establecer los derechos de acceso de grupos.
Generación de Informes y Análisis – Ayude a su equipo a gestionar su colección eficientemente al seleccionar un CMS que proporcione múltiples informes preconfigurados, etiquetas, plantillas de catálogo, informes de estado y listas de verificación de exposiciones. Asegúrese de que los datos se puedan exportar fácilmente en una variedad de formatos útiles.
Accesibilidad Flexible – La mayoría de los equipos encargados de colecciones están siempre en constante movimiento, por lo que es importante que su personal pueda recuperar, acceder y actualizar información de forma segura, desde cualquier ubicación. Su CMS debe ofrecer acceso a través de internet, ya sea como una aplicación basada en navegador, o mediante una solución compatible alojada en la nube.
Dé prioridad y limite su lista de criterios a 3 elementos imprescindibles para mantener a su equipo concentrado mientras usted investiga, prueba y compara distintas soluciones.
Investigue Qué Hay Disponible
Con sus objetivos y factores decisivos establecidos, su equipo estará bien equipado para estudiar soluciones y contactar a los proveedores. Reúna tanta información como sea posible de la Web, ferias comerciales y demostraciones.
Aquí tiene algunas preguntas iniciales que debe hacerse:
- ¿Es compatible la solución de este proveedor con sus objetivos?
- ¿Cumple el software sus criterios de referencia indispensables?
- ¿Con qué facilidad se ejecutará el proceso de implementación? ¿Cómo afectará la duración del proceso de implementación a sus objetivos?
- ¿Qué tan escalable y preparada para el futuro es la solución? Busque un software que se integre fácilmente con otros sistemas (publicación en Web, DAMS, conservación, etc.) y que pueda satisfacer sus necesidades a medida que van cambiando en el futuro.
- ¿Mejorará este sistema la comunicación y colaboración de sus actividades relacionadas con las colecciones?
- ¿Qué reputación tiene cada proveedor? ¿Se pueden encontrar informes/valoraciones de la vida real, casos de estudio, o referencias?
- ¿Puede este sistema consolidar la funcionalidad de otros sistemas?
- ¿Tiene el proveedor experiencia con el tipo y el tamaño de su colección?
- ¿Qué tan compatible es el nuevo software con su infraestructura de TI existente?
Refine Su Selección
Ahora es el momento de reducir sus opciones para una selección final.
- Si es necesario, organice demostraciones y conversaciones adicionales con la mejor opción de su proveedor.
- Tenga en cuenta la rentabilidad de la inversión. Identifique los costos asociados con cada solución de CMS, luego, identifique los beneficios, tanto financieros como no monetarios.
- Complete su selección de proveedores.
Su nuevo sistema no debe simplemente reemplazar su sistema actual, sino que debe ayudar a su institución a operar de un modo más eficiente y a su vez respaldar su colección con miras al futuro. Además, su trabajo de colección no existe de manera aislada, por lo que su software tampoco debería operar de tal forma. Piense en grande y proteja su colección y recursos invirtiendo en un ecosistema de gestión de colecciones empresariales, no en un CMS independiente. Asegúrese de evaluar sus necesidades con cuidado durante el proceso de investigación, y considere las opciones que le ahorrarán más tiempo, dinero y frustración.
Si desea obtener más información sobre el modo en que Gallery Systems le puede ayudar a alcanzar sus objetivos, vea una demostración del CMS, o solicite una consulta con uno de nuestros representantes, póngase en contacto con nosotros hoy.
